Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Nabil Ouahaalou
ITONIT · Düsseldorfer Str. 171 · 51063 Köln
Telefon: 0171 96 19 895
E-Mail: nabil@itonit.net

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst. Personenbezogene Daten werden auf dieser Website nur im technisch notwendigen Umfang erhoben. In keinem Fall werden die erhobenen Daten verkauft oder aus anderen Gründen an Dritte weitergegeben.

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis der DSGVO, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragsanbahnung), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse).

3. Hosting & Server-Log-Dateien

Diese Website wird auf einem Server in Deutschland (Hetzner Online GmbH, Nürnberg) gehostet. Der Anbieter erhebt automatisch Informationen in Server-Log-Dateien:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse (anonymisiert)

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Kontaktaufnahme

Per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Kontaktformular

Das Kontaktformular auf dieser Website übermittelt Ihre Angaben an unser serverseitiges Skript, das die Nachricht über die Microsoft Graph API an unsere E-Mail-Adresse weiterleitet. Die übermittelten Daten werden nicht dauerhaft auf unserem Server gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.

Erhobene Daten: Name, E-Mail-Adresse, Thema, Nachrichtentext.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen).

5. KI-Telefonassistent

Für eingehende Anrufe setzen wir einen KI-gestützten Telefonassistenten ein, der Anliegen entgegennimmt, allgemeine Fragen zu unseren Leistungen beantwortet und auf Wunsch Beratungstermine aufnimmt. Der Assistent läuft über Microsoft Azure Communication Services (Rechenzentrum: EU-West, Niederlande) in Verbindung mit der Anthropic Claude API zur Sprachverarbeitung.

Einwilligung zur Aufzeichnung

Zu Beginn jedes Anrufs werden Sie vom Assistenten ausdrücklich gefragt, ob Sie mit einer Aufzeichnung und Transkription des Gesprächs zu Zwecken der Qualitätssicherung und Serviceverbesserung einverstanden sind.

• Stimmen Sie zu, wird der Gesprächsverlauf als Text protokolliert und verschlüsselt in einem Microsoft-Azure-Speicher innerhalb der EU abgelegt.
• Lehnen Sie ab, findet keine Aufzeichnung oder Transkription des Gesprächsinhalts statt. Der Assistent hilft Ihnen dennoch normal weiter.

Unabhängig von dieser Einwilligung erfassen wir bei einem Terminwunsch die hierfür notwendigen Angaben (Name, Rückrufnummer, Terminwunsch, Anliegen), um den Termin zu vereinbaren. Dies stellt keine Gesprächsaufzeichnung dar, sondern die übliche Aufnahme der für eine Terminbuchung notwendigen Daten, wie sie auch bei einem persönlichen Anruf erfolgen würde.

Speicherdauer

Gesprächstranskripte werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Termindaten werden gelöscht, sobald sie für die Terminabwicklung nicht mehr benötigt werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für die Aufzeichnung/Transkription; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) für die Erfassung von Termindaten.

6. KI-Chat-Assistent „Max"

Auf dieser Website ist der KI-Chat-Assistent „Max" eingebunden, der von KIONIT (Marke der ITONIT IT-Consulting, Inhaber: Nabil Ouahaalou) betrieben wird. Max ermöglicht es Ihnen, jederzeit Fragen zu unseren Leistungen zu stellen, Informationen zu erhalten und bei Bedarf einen Beratungstermin anzufragen. Der Assistent ist als KI gekennzeichnet und tritt zu keinem Zeitpunkt als Mensch auf (EU AI Act, Art. 50).

Verarbeitete Daten

Beim Chatten mit Max werden folgende Daten verarbeitet:

• Ihre eingegebenen Chatnachrichten (Freitext)
• Eine anonyme Session-ID (zufällig generiert, kein Personenbezug)
• Angaben, die Sie freiwillig im Gespräch nennen (z. B. Name, Firma, Kontaktdaten, Anliegen)
• Technische Metadaten (Zeitstempel der Nachricht, Spracherkennung)

Technische Verarbeitung

Ihre Nachrichten werden über einen serverseitig betriebenen Proxy-Endpunkt (itonit.net) an unsere Workflow-Automatisierungsplattform n8n weitergeleitet. Die Sprachverarbeitung und Antwortgenerierung erfolgt durch die OpenAI API (OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA). Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Speicherung des Chatverlaufs

Der vollständige Chatverlauf wird wie folgt gespeichert:

• Temporär: Im Arbeitsspeicher von n8n für die Dauer der aktiven Sitzung (max. 30 Minuten Inaktivität)
• Dauerhaft: In unserer Datenbank (Supabase, EU-Region) sowie in Microsoft SharePoint (itonitnet.sharepoint.com) zur internen Nachverfolgung und Qualitätssicherung
• Im Browser: Der Sitzungsverlauf wird lokal in Ihrem Browser (localStorage) gespeichert und nach 30 Minuten Inaktivität automatisch gelöscht

Speicherdauer

Chatverläufe in unserer Datenbank und in SharePoint werden nach spätestens 90 Tagen automatisch gelöscht, sofern kein berechtigtes Interesse an einer längeren Aufbewahrung besteht (z. B. bei konkreter Vertragsanbahnung).

Zweck der Verarbeitung

Die Daten werden verarbeitet, um Ihre Anfragen zu beantworten, die Qualität des Assistenten zu verbessern und – bei entsprechendem Interesse Ihrerseits – eine Beratung oder Terminvereinbarung einzuleiten.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung eines effizienten Kommunikationskanals). Soweit Sie im Chat aktiv personenbezogene Daten mitteilen, gilt ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung).

Widerspruchsrecht

Sie können die Nutzung von Max jederzeit beenden, indem Sie das Chat-Fenster schließen. Eine bereits begonnene Sitzung können Sie durch Schließen des Browsers oder Löschen des Browser-Speichers (localStorage) vollständig beenden. Zur Löschung bereits gespeicherter Chatverlaufs-Daten können Sie uns unter nabil@itonit.net kontaktieren.

7. Cookies

Diese Website verwendet keine Tracking-Cookies, keine Marketing-Cookies und keine Analyse-Dienste (z. B. Google Analytics). Es werden ausschließlich technisch notwendige Informationen des Browsers verarbeitet, die keine personenbezogenen Daten enthalten.

8. Schriften

Diese Website verwendet ausschließlich lokal eingebundene Schriftarten (Roboto). Es werden keine externen Server wie Google Fonts angefragt. Es findet daher keine Übermittlung Ihrer IP-Adresse an Dritte statt.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte: nabil@itonit.net

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für Nordrhein-Westfalen:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
Kavalleriestraße 2–4 · 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

11. Datensicherheit

Diese Website nutzt SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers „https://" anzeigt.

12. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen zu lassen. Die jeweils aktuelle Fassung gilt bei Ihrem erneuten Besuch.